2.03.2011

Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan

Perusahaan bahan bangunan PT Utama adalah perusahaan yang baru berkembang dan sering mengalami masalah dalam pencarian informasi mengenai barang yang dijualnya. Sering kali terjadi kesalahan dalam pengecekan stok barang di gudang, atau tidak relevannya data dengan realita. Begitu pula dalam hal tagih-menagih. PT Utama kadang mendapati toko langganannya tidak membayar piutang tepat pada waktunya. Sehingga tujuan PT Utama tidak terwujud, yaitu memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif dan manajemen yang ada di dalam PT Utama tidak teratur dan tidak dapat menciptakan tujuan organisasi.

Faktor-faktor yang menunjukkan gagalnya SIM pada PT Utama yaitu pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan. Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1.         Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
2.         Kurangnya perencanaan yang memadai
3.         Kurang personil yang handal
4.         Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.






Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM pada PT Utama, perlu diperbaikinya sistem lama yaitu :
1.    Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di system yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a)      Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b)      Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat,  perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2.    Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, dibutuhkan kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3.    Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi.

Menurut Simon , pemecah masalah dapat terlibat dalam :
1.         Aktivitas intelijen : Mencari kondisi yang membutuhkan solusi di dalam lingkungan
2.         Aktivitas perencanaan : Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan.
3.         Aktivitas pemilihan : Memilih satu dari tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia
4.         Aktivitas peninjauan : Menilai pilihan – pilihan masa lalu.

Telkomsel menggunakan SIM

Sistem informasi merupakan dasar bagi jalannya bisnis saat ini. Salah satunya adalah perusahaan Telkomsel yang bergerak dalam bidang telekomunikasi seluler. Sistem informasi menjadi bagian penting bagi perusahaan tersebut karena membantu dalam jalannya perusahaan dalam ekonomi global. Organisasi mencoba untuk menjadi lebih kompetitif dan efisien dengan mengubah image perusahaan menjadi perusahaan digital yang menggunakan teknologi digital dalam proses bisnis inti, hubungan pelanggan, pemasok dan karyawan.
Tujuan utama perusahaan adalah keunggulan operasional, produk baru, pelayanan dan model bisnis, hubungan pelangggan - pemasok, menigkatkan proses pengambilan keputusan, keunggulan kompetitif dan kelangsungan hidup hari ke hari. Tujuan ini merupakan sebagai target Telkomsel untuk bersaing di pasar dengan provider lainnya.
Telkomsel meluncurkan layanan terbaru yang memungkinkan penggunanya mentransfer uang secara elektronik atau e-money bernama "T-Cash Kirim Uang". Layanan berbasis “mobile wallet” diluncurkan guna memecahkan masalah transfer uang secara elektronik. Telkomsel dapat melakukan pengiriman uang langsung dari ponsel secepat mengirim SMS dan langsung dapat melakukan penarikan tunai di "outlet Indomaret" yang telah bekerjasama dengan T-Cash.
Apabila kita melihat http://www.antaranews.com/berita/1289634330/telkomsel-luncurkan-t-cash-kirim-uang terlihat bahwa perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan konsumen yaitu pengiriman uang lewat ponsel itu bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja dan kemudahan mengirim uang secara cepat, aman dan murah dapat terwujud. Hal ini sangat saya dukung dengan tujuan yang sangat membantu seluruh konsumen di seluruh Indonesia dengan jangkauan yang mudah.
Sistem informasi menggunakan  kombinasi elemen manajemen, organisasi dan teknologi. Aspek manajemen yang digunakan Telkomsel yaitu strategi dan perilaku manajemen. Aspek teknologi yang terdiri dari peranti keras, peranti lunak komputer teknologi manajemen data dan teknologi jaringan / telekomunikasi dan aspek organisasi yang ada pada perusahaan yaitu hierarki organisasi, keahlian fungsional, proses bisnis, budaya dan kelompok politis menjadi hal yang diperhatikan agar tidak merugikan konsumen dan produsen. Sistem sosioteknis digunakan untuk membantu menghindari pendekatan teknologi murni terhadap sistem informasi, hal ini terbukti layanan T – cash dapat menurunkan biaya dengan cepat dan akan mempengaruhi peningkatan produktivitas atau laba. 
Telkomsel menggunakan aset - aset komplementer untuk dapat melakukan perubahan dalam organisasi dan manajemen yang dibarengi dengan teknologi informasi. Aset itu termasuk dalam model bisnis terbaru, proses bisnis baru, budaya organisasi yang menunjang, insentif atas dukungan manajemen dan inovasi, pelatihan dan asset sosial seperti standar, hukum dan peraturan dan infrastruktur telekomunikasi. Maka telkomsel mampu mencapai kapital manajemen dan organisasi, menerima pengembalian yang superior atas investasi teknologi informasi Telkomsel.
Proses bisnis yang telah dilakukan oleh Telkomsel mampu menciptakan  fleksibelitas dan efisien dengan mengkoordinasikan proses bisnisnya secara dekat, mengintegrasikan proses bisnis sehingga berfokus pada layanan pelanggan yang efisien dan manajemen sumber daya. T- cash merupakan E- Commerce, bagian dari e-business yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa melalui internet sehingga hal ini berpengaruh pada perubahan sektor publik.
Aplikasi pada Telkomsel dan intranet mempromosikan integritas proses bisnis dan meningkatkan kinerja organisasional yang terdiri dari sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan dan sistem manajemen pengetahuan.
Sistem manajemen rantai pasokan membantu mengelola perusahaan dengan pemasok untuk mengoptimalkan perencanaan, pengadaan, produksi dan pengiriman barang dan jasa dan manajemen hubungan pelanggan menjadi hal yang diperhatikan Telkomsel dalam hubungan pelanggan menggunakan sistem informasi untuk mengkoordinasikan  semua proses bisnis di sekitar interaksi perusahaan dengan pelanggannya.
Fungsi sistem informasi bagi perusahaan besar seperti Telkomsel memiliki departemen sistem informasi, yaitu unit organisasi yang bertanggung jawab atas layanan teknologi informasi. Cara Telkomsel mengorganisasikan fungsi IT dengan memisahkan berdasarkan sifat dan kepentingan perusahaan yang dapat diorganisasikan bersama lini berbeda.





Sistem Informasi Manajemen

1.        Kasus Perusahaan search engine
a.        Teknologi pencariannya tetap menjadi menjadi mesin uang raksasa dalam bisnisnya karena di perkembangan bisnis saat ini hampir seluruh pengguna internet merasa lebih mudah untuk mendapatkan segala informasi, data maupun kebutuhan yang di inginkan oleh seluruh pengguna fasilitas internet. Dari alasan ini  maka perusahaan mampu mendapatkan rupiah dari para pembaca berita ataupun konsumen.

b.        Alasan sederhana dari kehadiran Google TV adalah menggabungkan web dengan televisi sehingga memungkinkan user memutar video online, install aplikasi sampai mengakses internet dan GoogleTV memungkinkan para penontonnya dapat menikmati adanya internet menggunakan TV.

2.        Lima tahapan yang dilakukan konsumen dalam mengambil keputusan untuk melakukan pembelian atas produk melalui situs belaja online yaitu
a)        Pengenalan kebutuhan
Setiap konsumen tentu memiliki kebutuhan yang beragam. Konsumen akan berusaha mengenali setiap barang yang benar-benar mereka kehendaki sebelum akhirnya memutuskan untuk membeli.
b)        Pencarian informasi
Setelah melakukan pengenalan kebutuhan yang dilakukan sendiri, konsumen akan berusaha melakukan pencarian informasi mengenai barang yang dibutuhkannya.
c)         Evaluasi berbagai alternative
Tahapan konsumen dalam mencari informasi tambahan tentang barang yang akan di beli. Konsumen akan berusaha menanyakan kepada konsumen lain yang telah memiliki pengalaman menggunakan produk tersebut.
d)        Keputusan pembelian
Tahap ketika calon pembeli telah berhasil mendapatkan cukup informasi mengenai barang yang akan dibeli. Keputusan pembelian ditentukan oleh keputusan penjualan yang dilakukan oleh suatu pemasar. Adapun keputusan penting dalam penjualan diantaranya kelengkapan dan keakuratan produk, pelayanan yang baik, kebersihan toko, memaksimalkan produk-produk impulse buying, up selling, dan memaksimalkan sarana promosi yang ada.
e)        Keputusan setelah pembelian
Awal sekaligus akhir dari sebuah pengambilan keputusan konsumen terhadap pembelian suatu barang. Keputusan setelah pembelian ini akan menghadirkan dua kesan berbeda, yakni kepuasan dan ketidakpuasan.


3.        Kasus E-Commerce
a.        Yang paling mudah antara toko online layanan jasa, toko online produk digital dan toko online produk nondigital adalah toko online produk digital karena  keuntungan dari penjualan produk digital adalah bahwa produk ini tidak perlu secara fisik dikirim ke konsumen, tetapi yang terakhir, setelah melakukan pembayaran konsumen dapat melanjutkan untuk men-download dari situs web, yang memungkinkan konsumen untuk menghindari biaya pengiriman, dan juga memberikan pelanggan kesempatan untuk mendapatkan produk segera.

b.        Kendala membangun toko online dibandingkan toko tradisional adalah
·      Toko Online
Keuntungan
1)    Jam operasional toko tidak terbatas, bisa beroperasi selama 24 jam penuh.
2)   Proses mencari barang dapat dilakukan secepat kilat dari manapun asal tersedia koneksi internet.
3)   Melakukan perbandingan harga dapat dilakukan dengan sangat mudah dan cepat, tinggal membuka beberapa toko online.
4)   Biaya yang diperlukan sedikit. Hanya perlu domain dan hosting. Biaya murah dan terjangkau.
5)    Jangkauan penjualan luas.
6)    Tidak perlu toko atau tempat menjual produk.
7)    Tak perlu gudang dan tempat luas untuk stok barang.
8)    Menghemat waktu dan biaya.

Kerugian
1)   Barang yang dibeli melalui toko online biasanya tidak langsung sampai ke tangan pembeli.
2)    Adanya proses pengiriman yang butuh waktu.
3)    Hanya memasang text (penjelasan) dan gambar saja atau terkadang berupa animasi.
4)   Kurang kepercayaan dari pembeli karena takut/ merasa was-was jika melakukan proses pembayaran (takut terjadi penipuan). Sistem pembayaran yang dirasakan rumit.
5)    Dibebani ongkos kirim.
6)    Resistensi membeli secara online.

Kendala
1)      Tidak mengerti/memahami cara membuat website
2)      Sourcing/sumber bahan tidak cukup tersedia atau sulit didapat
3)      Sulit mencari pelanggan atau pembeli
4)      Sulitnya membangun kepercayaan pembeli/pelanggan
5)      Banyaknya pesaing yang menjual produk yang sama
6)      Jaringan internet yang belum merata

·      Toko tradisional
Keuntungan
1)    Barang yang dibeli bisa langsung di terima oleh pembeli
2)    Tidak memerlukan biaya/ongkos kirim
3)    Pelanggan / pembeli dapat meneliti langsung produk yang akan di beli
4)    Bisa melakukan tawar-menawar harga

Kerugian
1)    Jam operasional toko yang terbatas. Misalkan dari jam 9 pagi sampai jam 10 malam.
2)   Melakukan perbandingan harga dilakukan dengan mendatangi satu persatu toko-toko yang lain
3)    Biaya yang diperlukan sangat banyak, untuk menyewa tempat, membayar karyawan, dll.

4.        Keuntungan dan kerugian ketersediaan informasi gratis melalui internet dengan koran dalam versi cetak  yaitu
·         Koran Online
Keuntungan
1.         Murah
2.         Target Audiens
3.         Banyak Pilihan
4.         Cepat
5.         Menjangkau khalayak global di tingkat yang cepat
6.         Pemasar melakukan kemungkinan-kemungkinan baru untuk melakukan strategi pemasaran tradisional di lingkungan elektronik mendorong kesempatan yang lebih tinggi untuk menciptakan sinergi.
7.         Tidak ada kertas
8.         Tidak ada proses pencetakan
9.         Tidak ada biaya pembelian membaca Koran online
10.     Akses di seluruh dunia untuk informasi segera setelah diposting
11.     Lebih grafis/berwarna, memungkinkan daya tarik yang lebih baik bagi perhatian pembaca

Kerugian
1.    Masalah pengukuran
2.    Karakteristik penonton/pembaca
3.    Websnarl
4.    Kekacauan
5.    Potensi untuk penipuan
6.    Biaya
7.    Kualitas produksi terbatas

·         Koran offline
Keuntungan
1.    Perabaan dan dimensi
2.    Permanen
3.    Kedekatan dan aksesibilitas
4.    Kepemilikan
5.    Portabilitas
6.    Memiliki pembaca setia
7.    Jika menargetkan area geografis tertentu, dapat melakukannya dengan mudah melalui media cetak
8.    Dapat memilih ukuran ruang iklan. Ini membantu merencanakan anggaran biaya yang akan terjadi saat iklan

Kerugian
1.         Biaya yang mahal, tergantung media cetak yang dipilih
2.         Kehidupan rak (daya simpan) dari media cetak tertentu sangat terbatas. Misalnya satu hari, satu tahun, dll.
3.         Ada keterbatasan dalam hal jenis orang-orang yang benar-benar dapat membaca pesan
4.         Harus merencanakan beberapa bulan atau hari sebelumnya untuk memasang iklan di media cetak

5.        Kunci keunggulan berbagai franchise toko kelontong adalah
a)      Tim yang kompeten
b)      Pelayanan yang baik
c)      Menyediakan berbagai macam produk yang dibutuhkan oleh banyak orang, khususnya produk-produk keluarga
d)      Lokasi/tempat pendirian toko yang strategis
e)      Promosi yang luas, dan didukung oleh franchiser
f)       Administrasi dan system akuntansi disediakan oleh franchiser
g)      Toko retail seperti Alfamart atau Indomart, mendapatkan bimbingan, dukungan operasional, pengawasan dan konsultasi selama 5 tahun
h)      Persyaratan pendirian yang mudah